10 października 2025 r. opublikowano raport „IGLO in Action: Workshop and Survey on Simplification — Summary Report”, podsumowujący warsztat w Brukseli, który odbył się 4–5 czerwca 2025 r. oraz towarzyszącą mu ankietę.
Nowy raport przedstawia kluczowe wnioski i zalecenia dotyczące uproszczenia zasad i procedur programu Horyzont Europa w oparciu o zbiorową wiedzę specjalistyczną kierowników badań i administratorów z całej Europy. W ankiecie wzięło udział 63 uczestników z 14 krajów. W warsztatach uczestniczyło 22 menedżerów ds. badań z publicznych uniwersytetów i instytucji badawczych z 12 krajów europejskich oraz przedstawiciele Komisji Europejskiej, Agencji Wykonawczej ds. Badań Naukowych i Agencji Wykonawczej ERBN
Podczas warsztatu w Brukseli (4–5 czerwca 2025 r.) uczestnicy omówili kluczowe aspekty uproszczenia zasad i procedur programu Horyzont Europa, obejmujące szeroki zakres tematów: od ryczałtów i innych uproszczonych opcji kosztów, poprzez interpretację zasad i wytycznych, portal Funding & Tenders Portal UE, szablony propozycji projektowych, czas na przyznanie grantów, aż po raportowanie, zwrot kosztów rzeczywistych, audyty finansowe i zaangażowanie osób trzecich.
Wśród kluczowych rekomendacji wymienia:
1) Uproszczenia kadrowo-kosztowe
- rozliczanie kosztów osobowych oparte na kosztach rzeczywistych
- uproszczenie ewidencji czasu pracy
2) Zasady kwalifikowalności i koszty techniczne
- refundacja kosztów napraw i konserwacji
- raportowanie całkowitego kosztu amortyzacji tylko raz w trakcie trwania projektu
3) Kontraktowanie i zmiany w umowach
- uproszczenie procesu zmiany umowy
- usprawnienie procesu wprowadzania drobnych zmian
4) Raportowanie
- usprawnienie raportowania
- wydłużenie terminu raportowania
5) Audyty i zgodność
- uznanie audytów krajowych
- właściwą selekcję audytora z rekomendacją znajomości prawa krajowego
- podniesienie progu obowiązkowego stosowania CFS
6) Narzędzia IT i standaryzacja dokumentów
- automatyczne przenoszenie danych z zaakceptowanego wniosku na platformę SyGMa
- wprowadzenia szablonów do części nienaukowych wniosków projektowych
7) Wsparcie i komunikacja z grantodawcą
- uruchomienie infolinii telefonicznej
W raporcie podkreślono znaczenie jasności, wiarygodności i stabilności zasad finansowania, a także potrzebę wczesnego i ciągłego angażowania praktyków w opracowywanie nowych środków.
Raport można pobrać tutaj.
IGLO to nieformalna sieć brukselskich, non-profitowych biur łącznikowych ds. B+R, której celem jest ułatwianie i usprawnienie interakcji, wymiany informacji i współpracy między członkami IGLO, ich krajowymi systemami badawczymi i instytucjami UE w obszarze programów ramowych.
Biuro PolSCA jest jedynym polskim przedstawicielem aktywnie działającym w IGLO, reprezentując interesy polskich instytucji, dzieląc się praktyką wdrożeniową i inicjując wymianę doświadczeń.
Efektem naszych działań było m.in. współfinansowanie udziału Joanny Kartasiewicz (ICTER – Instytut Chemii Fizycznej PAN) i Anny Demner (Uniwersytet Warszawski) w warsztacie „Simplification”.
Przeczytaj sprawozdanie z poprzednich edycji „IGLO in Action”:
Waloryzacja wiedzy (styczeń 2025) — KoWi opublikowało podsumowanie oraz krótkie sprawozdanie/raport z wydarzenia.
Lump sums (październik 2023) — „IGLO in Action: Second IGLO Workshop on Lump Sum Funding — Summary Report”.
