Wrzesień i październik 2026 roku upłynęły pod znakiem kolejnych dwóch edycji PolSCA Masterclass. Tym razem uczestnicy spotkali się w Instytucie Oceanologii PAN w Sopocie, gdzie 21–22 września oraz 5–6 października odbyły się warsztaty pogłębione z zarządzania projektami badawczymi z wykorzystaniem metodyki PM². Warsztaty stanowiły część cyklu PolSCA Masterclass, skierowanego do pracowników instytutów i jednostek Polskiej Akademii Nauk. Podobnie jak podczas wcześniejszych edycji, nacisk położono na praktyczne zastosowanie metodyki PM², opracowanej przez Komisję Europejską, z uwzględnieniem specyfiki projektów badawczych finansowanych w ramach programu Horyzont Europa.
W obu edycjach uczestniczyły łącznie 44 osoby reprezentujące 21 instytucji. Była to kontynuacja czerwcowych szkoleń w Krakowie, podczas których uczestnicy poznawali zasady inicjowania i planowania projektów. W Sopocie przyszedł czas na kolejne etapy ich cyklu życia: realizację, monitorowanie, kontrolę zmian i zamknięcie. Nie zabrakło również tematu, który coraz częściej pojawia się w codziennej pracy osób zarządzających projektami badawczymi, czyli wykorzystania sztucznej inteligencji.
Od dobrego planu do sprawnej realizacji
O ile krakowskie warsztaty koncentrowały się na tym, jak dobrze zaprojektować przedsięwzięcie badawcze, o tyle sopockie spotkania dotyczyły przede wszystkim wyzwań pojawiających się już w trakcie jego realizacji. Jak monitorować postępy prac i przygotowywać raporty? Co zrobić, gdy partner konsorcjum nie wywiązuje się z ustaleń? Jak reagować na opóźnienia, nieprzewidziane problemy czy konieczność zmiany harmonogramu?
Pierwszy dzień poświęcono logice raportowania w projektach Horyzontu Europa, w tym rozróżnianiu produktów projektu (Deliverables), kamieni milowych (Milestones) oraz wskaźników rezultatów i wpływu. Uczestnicy pracowali również nad zarządzaniem ryzykiem, jego identyfikacją, oceną i planowaniem odpowiednich działań zaradczych. Osobne miejsce w programie zajęło wykorzystanie sztucznej inteligencji w raportowaniu projektowym. Podczas ćwiczeń uczestnicy poznawali sposoby wykorzystania narzędzi AI do porządkowania informacji od partnerów konsorcjum, przygotowywania podsumowań i weryfikowania kompletności dokumentacji. Pracowali także nad tworzeniem własnych instrukcji, czyli promptów, wspierających codzienne zadania związane z zarządzaniem projektami.
Drugi dzień przyniósł bardziej wymagające scenariusze. Program obejmował zarządzanie incydentami i zmianami, komunikację w trudnych sytuacjach konsorcjalnych oraz podział odpowiedzialności między kierownikiem naukowym, menedżerem projektu i administratorem grantu. Dyskutowano także o tym, jak wykorzystać AI do usprawnienia pracy administracyjnej, zachowując kontrolę człowieka nad podejmowanymi decyzjami.
Metodyka PM² sprawdzona w praktyce
Ważną częścią warsztatów była praca na studiach przypadków odzwierciedlających problemy znane z realizacji międzynarodowych projektów badawczych. Uczestnicy mierzyli się między innymi z opóźnieniami w dostarczaniu rezultatów, konfliktami dotyczącymi własności intelektualnej, trudnościami we współpracy konsorcjalnej oraz koniecznością wprowadzania zmian w projekcie. Ćwiczenia pozwalały prześledzić, jak konkretne narzędzia PM², takie jak rejestr ryzyk (Risk Log), rejestr problemów (Issue Log), formularz wniosku o zmianę (Change Request) czy matryca odpowiedzialności RACI, pomagają uporządkować działania zespołu i podejmować decyzje w sytuacjach kryzysowych.
Istotnym elementem spotkań była również wymiana doświadczeń między uczestnikami reprezentującymi różne dyscypliny naukowe i modele organizacji pracy projektowej. Dzięki temu dyskusje nie ograniczały się do samych procedur, lecz dotyczyły także ich zastosowania w codziennym funkcjonowaniu instytutów badawczych.
Warsztaty poprowadziła dr Agnieszka Grzegorczyk, trenerka i ekspertka w zakresie zarządzania projektami w sektorze badań i rozwoju oraz administracji publicznej, posiadająca doświadczenie we współpracy z instytucjami krajowymi i międzynarodowymi, w tym Komisją Europejską.
Łącznie w obu edycjach uczestniczyły 44 osoby reprezentujące 21 instytutów i jednostek PAN:
Biuro Doskonałości Naukowej PAN · Biuro Współpracy Międzynarodowej PAN · Instytut Biologii Doświadczalnej im. Nenckiego PAN · Instytut Chemii Fizycznej PAN · Instytut Chemii Organicznej PAN · Instytut Ekonomii PAN · Instytut Farmakologii im. Jerzego Maja PAN · Instytut Filozofii i Socjologii PAN · Instytut Fizyki PAN · Instytut Fizyki Jądrowej im. H. Niewodniczańskiego PAN · Instytut Historii im. Tadeusza Manteuffla PAN · Instytut Maszyn Przepływowych PAN · Instytut Medycyny Doświadczalnej i Klinicznej im. Mossakowskiego PAN · Instytut Oceanologii PAN · Instytut Ochrony Przyrody PAN · Instytut Podstaw Informatyki PAN · Instytut Podstawowych Problemów Techniki PAN · Instytut Rozwoju Wsi i Rolnictwa PAN · Instytut Slawistyki PAN · Instytut Sztuki PAN · Międzynarodowy Instytut Biologii Molekularnej i Komórkowej w Warszawie.
Sopockie edycje zamknęły tegoroczny cykl warsztatów PolSCA Masterclass poświęconych zarządzaniu projektami badawczymi z wykorzystaniem metodyki PM². Od podstaw planowania, przez organizację pracy zespołu, aż po raportowanie, reagowanie na ryzyka i rozwiązywanie problemów, uczestnicy mieli okazję przyjrzeć się całemu cyklowi życia projektu z perspektywy jego codziennej realizacji. Warsztaty zorganizowane zostały przez Biuro Promocji Nauki PolSCA PAN we współpracy z Instytutem Oceanologii PAN.
