W dniach 7 i 8 października 2025 w Instytucie Podstawowych Problemów Techniki PAN odbyły się dwudniowe warsztaty z praktycznych aspektów zarządzania projektami badawczo-rozwojowymi z wykorzystaniem metodyki PM² opracowanej przez Komisję Europejską. Wydarzenie zostało zorganizowane przez Biuro Promocji Nauki PolSCA PAN we współpracy z IPPT PAN i było częścią działań kierowanych dla sieci menadżerów badań w instytutach PAN, tzw. Horizon Europe Navigators. Zajęcia prowadziła dr Justyna Małkuch-Świtalska, trenerka i ekspertka w obszarze zarządzania projektami i rozwoju karier naukowych, autorka publikacji „Projekty naukowe. Zarządzanie w praktyce” (PWN 2020) oraz realizatorka ponad 2500 godzin szkoleń w Polsce i za granicą, związana z firmą Trener Nauki.
Cel i założenia
Celem drugiej edycji PolSCA Masterclass przeprowadzonej w 2025 było przybliżenie uczestnikom narzędzi i technik, które wspierają planowanie, realizację i monitorowanie projektów finansowanych ze środków europejskich, ze szczególnym naciskiem na cykl życia projektu, role i struktury zespołowe, zarządzanie ryzykiem i zmianą oraz komunikowanie rezultatów zgodnie z wymaganiami KE (DEC). Program oparto na sesjach ćwiczeniowych i studiach przypadku odzwierciedlających realia grantowe. Wydarzenie było de facto kontynuacją sesji informacyjnej online poświęconej zarządzaniu projektowemu, które PolSCA przeprowadziło w ramach HE Navigators MeetUp: » Horizon Europe Navigators MeetUp: Zarządzanie projektami z uwzględnieniem metodyki PM2.
Program i przebieg
Dwudniowe warsztaty prowadziły uczestników od podstaw PM² do zaawansowanej praktyki projektowej. Pierwszego dnia, zaczynając od różnic między zarządzaniem projektami, administrowaniem grantami i pracą naukową, wspólnie zarysowaliśmy cykl życia projektu w hybrydowej metodyce PM² łączącej elementy kaskadowe i zwinne. Omawialiśmy role i struktury zespołowe, macierz odpowiedzialności (ARSCI/RACI) oraz podział pracy (WBS), przekładając cele na konkretne zadania i rezultaty w logice outputs → outcomes → benefits. Trenerka podkreślała znaczenie „krajobrazu artefaktów PM²”, czyli spójnego zestawu dokumentów, list kontrolnych i raportów prowadzących zespół przez etapy inicjowania, planowania, realizacji i zamknięcia każdego projektu. Drugiego dnia skupiliśmy się na obszarach trudnych: precyzyjnych definicjach ryzyka, problemu i zmiany, doborze strategii odpowiedzi (m.in. avoid/transfer/mitigate/accept oraz exploit/share/enhance) oraz praktyce prowadzenia Risk Log i planu zarządzania ryzykiem. Uporządkowaliśmy komunikację zgodnie z wymaganiami DEC, rozróżniając communication, dissemination i exploitation oraz powiązaliśmy ją z ciągłym raportowaniem w Horyzoncie Europa (deliverables i kamienie milowe). Zwieńczeniem był intensywny case study: aktualizacja macierzy interesariuszy (influence–interest), doprecyzowanie ról i kanałów komunikacji oraz przejście „ścieżki ryzyko → problem” dla scenariuszy zmiany zakresu i harmonogramu.
Forma pracy i metody
Warsztaty miały charakter intensywnych ćwiczeń. Uczestnicy w grupach budowali mini-handbook projektu (cele SMART, WBS, pakiety robocze i odpowiedzialności), mapowali interesariuszy, kompletowali podstawowe artefakty PM² oraz przygotowywali zarys planu komunikacji zgodnego z DEC. Praca była na bieżąco konfrontowana z przykładami z praktyki PM². Najważniejsze wnioski dla praktyków zidentyfikowane podczas warsztatów:
- PM² jako „wspólny język”. Metodyka ta ułatwia współpracę interdyscyplinarną i łączy perspektywę naukową, administracyjną i managerską.
- Ryzyko zarządzane proaktywnie. Wczesna identyfikacja, przypisanie właściciela
i konkretnej strategii odpowiedzi zmniejsza liczbę „gaszonych pożarów”. - DEC „od pierwszego dnia”. Plan komunikacji i ścieżki upowszechniania/wdrożenia powinny być projektowane równolegle z planem badań i budżetem na zasadzie spójności z raportowaniem ciągłym w HE.
- Macierz ról i WBS. To klarowny podział odpowiedzialności (RACI/ARSCI) oraz realistyczne pakiety pracy jako najlepsza profilaktyka opóźnień i „przesmyków komunikacyjnych”.
Wnioski dla Instytucji
Warsztaty pokazały, że inwestycja we wspólny trening PM² dla zespołów operacyjnych tworzy jednolity język pracy, który ułatwia podejmowanie decyzji, porządkowanie odpowiedzialności i spójne raportowanie. Szkolenia dla pracowników wzmacniają codzienną praktykę planowania, monitorowania i komunikacji w projektach. Zauważono również, że zaangażowanie i szkolenia dla dyrekcji i kadry zarządzającej przekładać się będą na jasne ramy governance, realistyczne oczekiwania i lepsze warunki do wdrażania standardów w całej organizacji. W efekcie instytucja zyskuje większą przewidywalność i odporność projektową – od etapu inicjowania i budżetowania po egzekucję, reagowanie na zmiany i zamknięcie projektu, a kultura „uczenia się na doświadczeniach” staje się elementem stałego doskonalenia.
Ewaluacja i co dalej?
Bezpośrednio po warsztatach przeprowadziliśmy krótką ankietę wśród uczestników. Odpowiedzi wskazują wysoką ocenę formuły oraz zapotrzebowanie na kontynuację podobnych szkoleń w regularnym cyklu Wszyscy respondenci zadeklarowali chęć udziału w kolejnych spotkaniach. Wśród najczęściej wskazywanych priorytetów pogłębienia znalazły się: zaawansowane zarządzanie ryzykiem i zmianą oraz role i struktury zespołowe (w tym precyzyjne przypisanie odpowiedzialności), dalej planowanie i monitorowanie komunikacji zgodnej z wymaganiami DEC, precyzyjne budżetowanie pakietów roboczych (z naciskiem na KPI/SMART) oraz standaryzacja WBS i ról RACI w realiach instytucji PAN. Oceny warsztatów były wysokie, zarówno pod względem organizacji, sposobu prowadzenia, jak i wartości merytorycznej, a w komentarzach powracała prośba o kolejne, pogłębione moduły i krótsze, tematyczne sesje praktyczne (np. ryzyko/zmiana, DEC, planowanie prac), które pozwolą przenieść dobre praktyki bezpośrednio do bieżących projektów.
Wydarzenie wpisuje się w działania Biura PolSCA na rzecz sieci Horizon Europe Navigators, zainicjowanej w 2021 r. w PAN, której celem jest wzmacnianie kompetencji i wymiana dobrych praktyk w zakresie Horyzontu Europa pośród menedżerów i administratorów badań naukowych w Instytutach PAN. W dwudniowym szkoleniu udział wzięło ponad 20 uczestników, z których zdecydowaną większość stanowili właśnie członkowie sieci Nawigatorów.
Dziękujemy wszystkim uczestnikom za aktywny udział, trafne pytania i dzielenie się doświadczeniami. Jako Zespół Biura PolSCA PAN w Brukseli, wierzymy, że taka praca warsztatowa przełoży narzędzia takie jak PM² na realne procedury projektowe jakimi na co dzień posługują się zespoły Instytutów PAN.
Po zakończeniu szkolenia odbyło się krótkie spotkanie networkingowe z przedstawicielami nowo powołanego Polish Association of Research Managers and Administrators (PolARMA).
