Nowy kwartalnik Biura PolSCA już dostępny!

Kwartalne Podsumowanie Działalności Biura PolSCA w Brukseli

Z przyjemnością prezentujemy Państwu raport kwartalny z działalności Biura PolSCA za IV kwartał roku 2025. Dokument ten zawiera szczegółowe informacje na temat naszych działań, inicjatyw oraz osiągnięć w ostatnich miesiącach, a także tych planowanych na początek 2026 roku.

W raporcie znajdą Państwo m.in.:

• opis kluczowych wydarzeń i spotkań organizowanych przez nasze Biuro,
• podsumowanie inicjatyw badawczych i innowacyjnych, w które byliśmy zaangażowani,
• zapowiedzi wydarzeń w pierwszym kwartale 2026 r.

Zapraszamy do zapoznania się z pełnym dokumentem, który dostępny jest TUTAJ

Jak przygotować skuteczny EoI, który otworzy drzwi do konsorcjów Horyzontu Europa

 

 

Expression of Interest (EoI) to syntetyczne, strategiczne narzędzie, które może być wykorzystywane zarówno przez instytucje naukowe, jak i indywidualnych badaczy. Materiał ten pełni dwie równoległe funkcje: (1) pomaga jednostkom w zaprezentowaniu swojego profilu i potencjału badawczego potencjalnym koordynatorom projektów, oraz (2) wspiera nasze działania systemowe w budowaniu widoczności polskich instytucji na europejskiej mapie nauki.

EoI stanowi kolejny etap integracji w sieci współpracy, następujący po fazie porządkowania informacji o instytucjach, którą rozpoczęliśmy w 2024 r. poprzez opracowanie i opublikowanie dedykowanych folderów instytutów PAN. Druga edycja tych folderów zostanie zaprezentowana wraz z publikacją WP26–27. Dokumenty EoI stanowią naturalne rozwinięcie tej pracy: to przejście od prezentacji statycznej do aktywnego poszukiwania partnerów i zwiększania udziału w międzynarodowych konsorcjach.

Dobrze przygotowany dokument Expression of Interest EoI jest przepustką do międzynarodowych projektów, nowych partnerstw i wpływu na europejskie agendy badawcze. Ten artykuł pokazuje, jak w kilku klarownych częściach zbudować mocny i przekonujący EoI.

Dlaczego EoI ma znaczenie

EoI to krótki dokument o charakterze strategicznym, którego zadaniem jest przedstawienie i wypromowanie działalności naukowej wśród potencjalnych koordynatorów i partnerów projektów międzynarodowych.

Dobrze skonstruowane EoI:

• zwiększa widoczność jednostki na europejskiej mapie badań i innowacji,
• podkreśla kompetencje i doświadczenie zespołu,
• precyzyjnie dopasowuje profil badawczy do konkretnych tematów i naborów Horizon Europe.

Struktura skutecznego EoI

1. Tytuł

Tytuł powinien być zwięzły, precyzyjny i jasno wskazywać rolę instytucji oraz jej powiązanie z danym konkursem.

Przygotowując tytuł:

• uwzględnij program (np. Horizon Europe), rok oraz zakładaną rolę (koordynator/partner),
• odnieś się do klastra lub tematu,
• unikaj ogólników typu „Partner Search”.

Przykład:

„ Expression of Interest for Horizon Europe 2025: Partner Role in Cluster 6 Call”.

2. Profil instytucji / zespołu badawczego

W kilku zdaniach przedstaw jednostkę: nazwę, wydział/instytut, miasto i kraj, stronę internetową oraz misję. Skup się na mocnych stronach i zgodności z priorytetami UE (np. Zielony Ład, Transformacja Cyfrowa, Misje UE).

Przykład:

Center for Circular Innovations (CCI), Environmental Systems and Policy, Sweden. We lead research on circular resource use, policy innovation, and urban sustainability. Our mission is to provide evidence-based solutions that accelerate the EU’s transition to a climate-neutral economy.

3. Dopasowanie do konkursu – Call i Topic

Ten element łączy EoI z konkretnym naborem w portalu Funding & Tenders. Wpisz dokładnie: nazwę klastra, kod naboru, oficjalny tytuł tematu oraz termin złożenia wniosku. Dokładność buduje zaufanie i ułatwia selekcję partnerom.

Przykład:

Cluster: 5 – Climate, Energy and Mobility
Call code: HORIZON-CL5-2026-02
Topic: New CO2 capture technologies
Deadline: 17 lutego 2026 r.

4. Obszary badań i zainteresowań

Jasno wskaż obszary badawcze oraz wątki tematyczne, używając słów kluczowych z tekstu konkursu. Pokaż znaczenie społeczne i powiązanie z politykami UE. Dobrze sprawdzają się krótkie listy z „Research domains”, „Relevant themes” i „Keywords (z calla)”.

Przykład:

Research domains: environmental humanities, participatory democracy, social resilience
Relevant themes: climate adaptation, citizen engagement, media literacy, cultural transformation
Keywords (from the call): resilience, co-creation, behavioural change, foresight, inclusion
Contribution to EU Priorities:
Supports EU Climate Adaptation Mission through cultural engagement
Strengthens democratic values as per the EU Rule of Law Mechanism

5. Kompetencje i zasoby

Partnerzy szukają nie tylko pomysłów. Przedstaw swoje kompetencje naukowe, infrastrukturę jaką dysponujesz, sieci interdyscyplinarne w jakich funkcjonujesz oraz zasięg geograficzny.

Przykład:

Obszar	Opis
Scientific Expertise	Longstanding SSH experience in migration, governance, and policy evaluation.
Infrastructure	Digital archives; participatory design labs; AI-driven ethnographic tools.
Interdisciplinary Links	Collaboration with legal scholars, engineers, and health researchers
Geographic Reach	Strong networks in CEE, Balkans, and Eastern Partnership countries.

6. Rola w projekcie i preferowana współpraca

Zdefiniuj, jaką rolę w projekcie chcesz przyjąć, czy chcesz koordynować projekt, czy dołączyć jako partner projektu oraz jakie pakiety prac (WP) możesz prowadzić lub wspierać.

Przykłady:

„lead impact assessment WP”, „co-creation methodology”, „policy recommendations”, „case study z Europy Środkowej”.

7. Koncepcja projektu (jeśli koordynujesz)

W kilku zdaniach przedstaw tytuł roboczy, zarys innowacji, poziom gotowości technologicznej i społecznej (SRL/TRL), powiązania z politykami oraz spodziewane rezultaty. Odnoś się do sekcji „expected outcomes” i „scope” w dokumentacji tematu.

Przykład:

Working Title: "CIVIC-MAP – Mapping Civic Resilience in Polarised Societies" Summary (2–3 lines): A cross-national study of citizen trust and policy innovation, linking cultural heritage and participatory governance Innovation Aspect: Combines foresight modelling and digital storytelling to enhance civic dialogue TRL / SRL: Social Readiness Level (SRL) 4–6 – Validated approach tested in pilot contexts Policy Link: Aligns with European Democracy Action Plan and Pact for Skills

8. Wkład merytoryczny (jeśli jesteś partnerem)

Jeśli dołączasz do konsorcjum, skoncentruj się na swoim wkładzie i na tym, jak może on wpłynąć na osiągnięcie oczekiwanych przez Komisję Europejską rezultaty.

Przykłady:

• Expertise in data-driven cultural policy analysis (aligned with WP's expected impact on evidence-based governance)
• Access to a comparative database of education-to-labour transitions (supports “social inclusion” objectives)
• Methods in participatory mapping and gamified learning (aligned with calls for inclusive and creative digital tools)
• Piloting experience with secondary schools in CEE (adds regional and demographic diversity)

9. Doświadczenie projektowe w UE

Wypunktuj najistotniejsze projekty (H2020/HEU/Interreg/COST/Erasmus+), role (koordynator/WP leader/partner) i zbieżność z tematem. Ogranicz się do przykładów, które realnie wzmacniają Twoją wiarygodność w tym konkretnym naborze.

Przykład:

Our institute has participated in five Horizon-funded projects related to sustainable land use and climate adaptation, leading WP tasks on socio-economic modelling and data integration

10. Osiągnięcia i referencje

Podaj nagrody, publikacje w uznanych czasopismach, udział w tworzeniu raportów politycznych, członkostwa w partnerstwach i sieciach europejskich. Zachowaj aktualność i trafność informacji - ogranicz się do krótkich i konkretnych informacji, najlepiej w formie listy.

Przykład:

Contributed to the 2023 EU Bioeconomy Strategy Report;
Member of the European Circular Cities Network;
Published in Journal of Cleaner Production and Resources, Conservation & Recycling

Dobre praktyki przygotowania EoI

• Używaj słownictwa z dokumentacji konkursu- to zwiększy rozpoznawalność i trafność.
• Wplataj odniesienia do polityk UE (np. Zielony Ład, Misje UE).
• Dbaj o spójny branding i formatowanie: stały szablon ułatwia szybkie czytanie.
• Unikaj ogólników typu „chcemy uczestniczyć” zamiast tego precyzuj zadania i WP w których chcesz brać aktywny udział.
• W PDF/wersji webowej zamieść linki do strony swojej grupy badawczej oraz calla w Funding & Tenders, którym jesteś zainteresowany

EoI to nie tylko dokument, ale przede wszystkim narzędzie budowania pozycji w europejskich ekosystemach badawczych. Stanowi logiczną kontynuację naszych działań prezentacyjnych (w tym folderu instytutów PAN) i jednocześnie pierwszy krok w kierunku aktywnego pozyskiwania partnerów oraz zwiększania udziału w międzynarodowych projektach.

Każdy dobrze przygotowany EoI to kolejna cegiełka w strategicznym wzmacnianiu obecności polskich jednostek w Horizon Europe. EoI to strategiczny dokument otwierający drzwi do współpracy międzynarodowej. Jego siła leży w konkretach, spójności i dopasowaniu do tematu konkursu.

Traktuj EoI jak krótkie CV instytucji: precyzyjne, profesjonalne i ukierunkowane na wartość dodaną.

 

 

Podsumowanie Diamond ERA: Od wizji do wdrożenia – nowa definicja otwartości w Europejskiej Przestrzeni Badawczej!

W dniach 3–4 grudnia 2025 roku w Brukseli miała miejsce pogłębiona debata o przyszłości komunikacji nauki w Europie. Konferencja „Diamond ERA: Fostering Openness in the European Research Area”, zorganizowana przez Centrum Humanistyki Cyfrowej IBL PAN oraz Biuro Promocji Nauki PolSCA PAN, we współpracy z Komitetem Nauk o Literaturze PAN i infrastrukturą badawczą OPERAS, zgromadziła w siedzibie Stałego Przedstawicielstwa RP przy UE szerokie grono interesariuszy: od decydentów z Komisji Europejskiej, przez grantodawców, aż po bibliotekarzy i twórców infrastruktury.

V4 Training for Research Project Managers – zaczynamy nabór do kolejnej edycji (wiosna 2026)!

Zapraszamy do udziału w kolejnej edycji naszego flagowego szkolenia „V4 Training for Research Project Managers”, które odbędzie się w Brukseli w dniach 09, 10 i 11 marca 2026 r. Podobnie jak w poprzednich latach, współorganizujemy je we współpracy z Czeskim Biurem Łącznikowym ds. Edukacji i Nauki (CZELO), Narodowym Biurem Badań, Rozwoju i Innowacji na Węgrzech (NRDIO) oraz Słowackim Biurem Łącznikowym ds. Badań i Rozwoju (SLORD). 

Dołącz do konsultacji nad Advanced Materials Act – współtwórz przyszłość innowacji w Europie

Europa chce umocnić swoją pozycję lidera w dziedzinie zaawansowanych materiałów jako fundamentu wielu przełomowych technologii: od elektroniki i baterii, przez zrównoważone budownictwo, aż po lotnictwo i obronność. Aby stworzyć skuteczne i przyjazne dla innowatorów regulacje, Komisja Europejska uruchomiła konsultacje publiczne dotyczące Advanced Materials Act (AMA). Szczegóły poniżej oraz w bezpośredniej zapowiedzi Komisji (link TUTAJ).

Po co powstaje AMA?

AMA ma stać się jednym z kluczowych elementów pakietu Competitiveness Compass, którego celem jest przyspieszenie drogi „od laboratorium do fabryki”, rozwiązanie barier regulacyjnych oraz wzmocnienie europejskiej konkurencyjności technologicznej.

Przyszła legislacja w zakresie zaawansowanych i innowacyjnych materiałów opiera się na wcześniejszych działaniach Unii w tym zakresie, w szczególności Komunikacie Komisji Europejskiej z lutego 2024 „Advanced Materials for Industrial Leadership” Ta polityka to początek procesu stworzenia w Europie dynamicznego, bezpiecznego i inkluzywnego ekosystemu advanced materials, który zapewni przywództwo badawcze Europie, przyspieszy wdrażanie innowacji na rynek mobilizując w tym celu skoordynowane inwestycje unijne, krajowe, regionalne i prywatne.

Dlaczego warto zabrać głos?

Konsultacje to przestrzeń, w której mogą wybrzmieć zarówno potrzeby dużych przedsiębiorstw, jak i perspektywa start-upów, naukowców czy administracji publicznej.

To okazja, by:
• wskazać bariery, które utrudniają skalowanie innowacji,
• podkreślić potrzebę rozwoju infrastruktury badawczej,
• zaproponować rozwiązania poprawiające dostęp do finansowania,
• wesprzeć tworzenie jasnych i przewidywalnych regulacji,
• pokazać polski potencjał w obszarze zaawansowanych materiałów.

Im więcej spójnych, rzeczowych i potwierdzonych realnymi doświadczeniami głosów z Polski, tym większy wpływ na przyszłe priorytety UE.

Co obejmują konsultacje?

Konsultacje obejmują:
• kierunki rozwoju badań i innowacji w obszarze advanced materials,
• budowanie europejskiej zdolności produkcyjnej i zwiększanie niezależności strategicznej,
• potrzeby związane z infrastrukturą badawczą, transferem technologii i skalowaniem innowacji,
• kwestie bezpieczeństwa, ekoprojektowania i zrównoważonego rozwoju,
• bariery rynkowe i regulacyjne utrudniające wdrażanie nowych materiałów,
• usprawnienie procedur regulacyjnych i skrócenie czasu od badań do wdrożenia (time-to-market).

Kto może wziąć udział?

W konsultacjach może wziąć udział każdy – od instytucji badawczych, przez firmy i organizacje branżowe, po jednostki administracji i osoby indywidualne.

Jak wziąć udział?

Konsultacje prowadzone są poprzez portal „Have Your Say”, w dwóch formach:

• Call for Evidence – otwarte wkłady publikowane na stronie konsultacji
• Public Consultation – kwestionariusz online z danymi agregowanymi przez KE

Odpowiedzi można składać do 13 stycznia 2026 r.

Poniżej znajdą Państwo linki do materiału opracowanego przez Dyrektoriat ds. Badań i Innowacji KE, którego celem jest przygotowanie użytkowników do procesu konsultacyjnego: w j. angielskim oraz w j. polskim.

Dobre praktyki, kompetencje oraz infrastruktura polskiej nauki mogą realnie przełożyć się na kształt przyszłego Advanced Materials Act. Warto wykorzystać tę szansę, by zaznaczyć polską perspektywę w europejskiej debacie i aktywnie współtworzyć ramy prawne, które będą obowiązywały przez kolejne lata.

Weź udział. Podziel się doświadczeniem. Wspólnie zadbajmy o to, by Europa, w tym Polska znalazły się w centrum globalnych innowacji materiałowych.

INFORMACJA DODATKOWA:

Biuro PolSCA PAN w Brukseli wraz z lokalnymi partnerami reprezentującymi łącznie 6 krajów europejskich (BE, BG, DE, PL, SK i UE) przygotowuje obecnie wizytę studyjną Emerge-EU poświęcona w całości tematyce Advanced Materials. Inicjatywa przeznaczona jest dla naukowców pragnących wzmocnić swoją niezależność (etapy R2/R3) i zaplanowana jest na 21-23 stycznia 2026. Szczegóły wkrótce.

Podsumowanie wydarzenia promującego współpracę w ramach Klastra 2 HE na lata 2026-2027!

Matchmaking event – MEDIA, MIGRATION and EDUCATION

Match-making „MEDIA, MIGRACJE i EDUKACJA” odbyło się 20 listopada 2025 r. w Brukseli i było międzynarodowym spotkaniem poświęconym przyszłym konkursom w Klastrze 2 programu Horyzont Europa, ze szczególnym naciskiem na tematy mediów, migracji i edukacji. Wydarzenie zostało zorganizowane przez Biuro PolSCA PAN we współpracy z biurami łącznikowymi zrzeszonymi w sieci IGLO, reprezentującymi łącznie 10 państw członkowskich UE, w tym m.in. Austrię, Czechy, Francję, Włochy, Łotwę, Litwę, Polskę, Słowację i Hiszpanię, przy udziale partnerów z Holandii. Mieliśmy przyjemność gościć prawie 60-ciu przedstawicieli i przedstawicielek europejskiej nauki!

Diamond ERA: wspieranie otwartości w europejskiej przestrzeni badawczej

Wydarzenie otwarte 4 grudnia 2025 w Brukseli

Konferencja „Diamond ERA: Fostering Openness in the European Research Area” (Diamentowa ERA: wspieranie otwartości w europejskiej przestrzeni badawczej) to jednodniowe wydarzenie poświęcone polityce, które gromadzi kluczowych interesariuszy w celu pogłębienia dyskusji na temat diamentowego otwartego dostępu (OA) w naukach społecznych i humanistycznych (SSH) w całej europejskiej przestrzeni badawczej (ERA). Odbędzie się ono 4 grudnia 2025 r. w Brukseli w Stałym Przedstawicielstwie Rzeczypospolitej Polskiej przy Unii Europejskiej. Celem tego otwartego wydarzenia jest podkreślenie i promowanie Diamond OA jako zrównoważonego, sprawiedliwego i zorientowanego na misję modelu publikacji naukowych. Stanowi ono platformę współpracy między decydentami politycznymi, naukowcami, wydawcami, podmiotami finansującymi badania naukowe i dostawcami infrastruktury w celu wspólnego określenia ścieżek prowadzących do silniejszego wsparcia i integracji praktyk Diamond OA w europejskiej polityce naukowej.

Dwa dni, dziesięć różnych sesji, blisko setka ekspertów i… jednorożce.

Podsumowanie pierwszego Kongresu Menedżerów i Administratorów Badań Naukowych z regionu Europy Środkowo-Wschodniej w Brukseli!

W zaskakująco ciepły brukselski poranek otworzyliśmy drzwi do czegoś, nad czym region pracował niemal dekadę: przestrzeni, w której menedżerowie badań z Europy Środkowo-Wschodniej mogą wreszcie spotkać się jak równi z równymi, a nie tylko jako „uczestnicy”. Ludzie przyszli z realnym doświadczeniem – małymi zwycięstwami wywalczonymi w działach finansowych i laboratoriach, twardymi lekcjami wyciągniętymi ze złożonych wniosków projektowych, które niemal uzyskały finansowanie, oraz z upartym przekonaniem, że solidne ekosystemy badań naukowych budują profesjonaliści, którzy rzadko stoją w blasku reflektorów.
I właśnie przez owe dwa dni, to oni byli w centrum uwagi

Polscy giganci nauki w europejskiej przestrzeni badawczej – relacja z wydarzenia w Paryżu

17 października w Stacji Naukowej PAN w Paryżu nauka znów połączyła pokolenia, dyscypliny i europejskie perspektywy. W ramach wydarzenia „Standing on the Shoulders of Giants. Polish Scientists and Scholars in Europe – Legacy and the Present” spotkali się badacze, którzy – dosłownie i metaforycznie – budują dziś ciągłość polskiej obecności w europejskiej nauce. Towarzysząca spotkaniu wystawa, przygotowana wspólnie przez zagraniczne stacje PAN stworzyła naturalne tło do rozmów zarówno o dziedzictwie, jak i o przyszłości.

W imieniu gospodarzy uczestników powitała Dyrektor Stacji PAN w Paryżu, prof. Aldona Katarzyna Jankowska, a następnie głos zabrał Dyrektor Biura PolSCA dr Tomasz Poprawka, przedstawiając założenia wystawy i jej główny cel: pokazanie polskich naukowców – dawnych i współczesnych – których prace współtworzą europejski krajobraz badawczy i wpisują się w strategiczne priorytety Unii Europejskiej.

Kiedy nauka mówi sama za siebie – lightning session

Pierwsza część wydarzenia miała formę dynamicznych, krótkich prezentacji, w których naukowcy z Polskiej Akademii Nauk opowiedzieli o swoich badaniach – różnorodnych, ambitnych i silnie osadzonych w europejskich priorytetach badawczych.

Wystąpili:

• prof. Paweł Olko (Instytut Fizyki Jądrowej PAN) – uznany specjalista w dziedzinie fizyki medycznej oraz dozymetrii promieniowania, prowadzący prace nad nowymi metodami pomiaru i ochrony radiologicznej, kluczowymi m.in. dla medycyny nuklearnej;
• prof. Monika Kusiak (Instytut Geofizyki PAN) – geochemiczka i badaczka obszarów polarnych, zajmująca się izotopową geochemią skał, rekonstrukcją historii Ziemi i procesów zachodzących w najstarszych fragmentach skorupy ziemskiej;
• prof. Maciej Górny (Instytut Historii im. T. Manteuffla PAN) – historyk Europy Środkowo-Wschodniej oraz historii intelektualnej, analizujący przepływ idei, pamięć historyczną i to, jak myśliciele regionu współtworzyli europejską kulturę wiedzy;
• prof. Janusz Lewiński (Instytut Chemii Fizycznej PAN) – chemik specjalizujący się w mechanochemii, syntezie materiałów o zaawansowanych właściwościach oraz innowacyjnych metodach otrzymywania związków ważnych dla energetyki i technologii przyszłości;
• prof. Andrzej Gamian (Instytut Immunologii i Terapii Doświadczalnej im. L. Hirszfelda PAN) – biochemik i immunolog, dyrektor Instytutu, badający struktury bakteryjne i nowe strategie diagnostyczne oraz terapeutyczne.

Mimo że tematyka ich badań rozciąga się od zagadnień najwcześniejszej historii Ziemi po molekularne podstawy zdrowia człowieka, wspólne okazało się jedno: polscy naukowcy pracują dziś w obszarach kluczowych dla globalnej nauki – i robią to na najwyższym poziomie. Dynamiczna forma sesji tylko podkreśliła, jak imponującą różnorodność i międzynarodowy zasięg ma wkład PAN w europejską przestrzeń badawczą.

„In the Footsteps of Giants” – rozmowa o zaufaniu, komunikacji i wzbudzaniu ciekawości

Po przerwie – również intensywnie wykorzystanej do nieformalnych rozmów – odbył się panel moderowany przez dr Annę Nawrocką. Dyskusja szybko pokazała, jak wiele wyzwań stoi dziś przed światem nauki: kryzys zaufania społecznego, potrzeba skutecznej komunikacji, rosnąca rola dyplomacji naukowej, a także pytanie o to, jak polscy badacze postrzegani są poza krajem.

Najżywszą wymianę zdań wywołał temat komunikacji naukowej. Dla jednych – jak prof. Lewińskiego – najlepiej, by to badacze opowiadali o swoich odkryciach, bo nikt nie zna ich lepiej. Dla innych – jak prof. Kusiak – kluczową rolę powinni odgrywać profesjonaliści, którzy potrafią przełożyć naukę na język zrozumiały dla szerokiego odbiorcy.

Wszyscy uczestnicy byli jednak zgodni co do jednego: naukowa ciekawość powinna być zaszczepiana jak najwcześniej. Jeśli chcemy budować świadome społeczeństwo, musimy zaczynać od najmłodszych.

Nauka to także relacje

Wydarzenie zakończyła sesja networkingowa – dla wielu uczestników równie wartościowa jak same prezentacje. To właśnie w takich rozmowach rodzą się przyszłe współprace, pomysły na wspólne projekty czy kolejne międzynarodowe inicjatywy.

Spotkanie w Paryżu przypomniało, że polska nauka ma nie tylko bogate dziedzictwo, ale również silny, żywy głos we współczesnej Europie. A przede wszystkim – że jej największą siłą pozostają ludzie, którzy z pasją przekraczają granice dyscyplin, instytucji i krajów.

Podsumowanie warsztatów PolSCA Masterclass: zarządzanie projektami badawczymi w metodyce PM²

W dniach 7 i 8 października 2025 w Instytucie Podstawowych Problemów Techniki PAN odbyły się dwudniowe warsztaty z praktycznych aspektów zarządzania projektami badawczo-rozwojowymi z wykorzystaniem metodyki PM² opracowanej przez Komisję Europejską. Wydarzenie zostało zorganizowane przez Biuro Promocji Nauki PolSCA PAN we współpracy z IPPT PAN i było częścią działań kierowanych dla sieci menadżerów badań w instytutach PAN, tzw. Horizon Europe Navigators.  Zajęcia prowadziła dr Justyna Małkuch-Świtalska, trenerka i ekspertka w obszarze zarządzania projektami i rozwoju karier naukowych, autorka publikacji „Projekty naukowe. Zarządzanie w praktyce” (PWN 2020) oraz realizatorka ponad 2500 godzin szkoleń w Polsce i za granicą, związana z firmą Trener Nauki.

Cel i założenia

Celem drugiej edycji PolSCA Masterclass przeprowadzonej w 2025 było przybliżenie uczestnikom narzędzi i technik, które wspierają planowanie, realizację i monitorowanie projektów finansowanych ze środków europejskich, ze szczególnym naciskiem na cykl życia projektu, role i struktury zespołowe, zarządzanie ryzykiem i zmianą oraz komunikowanie rezultatów zgodnie z wymaganiami KE (DEC). Program oparto na sesjach ćwiczeniowych i studiach przypadku odzwierciedlających realia grantowe. Wydarzenie było de facto kontynuacją sesji informacyjnej online poświęconej zarządzaniu projektowemu, które PolSCA przeprowadziło w ramach HE Navigators MeetUp: » Horizon Europe Navigators MeetUp: Zarządzanie projektami z uwzględnieniem metodyki PM2.

Program i przebieg

Dwudniowe warsztaty prowadziły uczestników od podstaw PM² do zaawansowanej praktyki projektowej. Pierwszego dnia, zaczynając od różnic między zarządzaniem projektami, administrowaniem grantami i pracą naukową, wspólnie zarysowaliśmy cykl życia projektu w hybrydowej metodyce PM² łączącej elementy kaskadowe i zwinne. Omawialiśmy role i struktury zespołowe, macierz odpowiedzialności (ARSCI/RACI) oraz podział pracy (WBS), przekładając cele na konkretne zadania i rezultaty w logice outputs → outcomes → benefits. Trenerka podkreślała znaczenie „krajobrazu artefaktów PM²”, czyli spójnego zestawu dokumentów, list kontrolnych i raportów prowadzących zespół przez etapy inicjowania, planowania, realizacji i zamknięcia każdego projektu. Drugiego dnia skupiliśmy się na obszarach trudnych: precyzyjnych definicjach ryzyka, problemu i zmiany, doborze strategii odpowiedzi (m.in. avoid/transfer/mitigate/accept oraz exploit/share/enhance) oraz praktyce prowadzenia Risk Log i planu zarządzania ryzykiem. Uporządkowaliśmy komunikację zgodnie z wymaganiami DEC, rozróżniając communication, dissemination i exploitation oraz powiązaliśmy ją z ciągłym raportowaniem w Horyzoncie Europa (deliverables i kamienie milowe). Zwieńczeniem był intensywny case study: aktualizacja macierzy interesariuszy (influence–interest), doprecyzowanie ról i kanałów komunikacji oraz przejście „ścieżki ryzyko → problem” dla scenariuszy zmiany zakresu i harmonogramu.

Forma pracy i metody

Warsztaty miały charakter intensywnych ćwiczeń. Uczestnicy w grupach budowali mini-handbook projektu (cele SMART, WBS, pakiety robocze i odpowiedzialności), mapowali interesariuszy, kompletowali podstawowe artefakty PM² oraz przygotowywali zarys planu komunikacji zgodnego z DEC. Praca była na bieżąco konfrontowana z przykładami z praktyki PM². Najważniejsze wnioski dla praktyków zidentyfikowane podczas warsztatów:

1. PM² jako „wspólny język”. Metodyka ta ułatwia współpracę interdyscyplinarną i łączy perspektywę naukową, administracyjną i managerską.
2. Ryzyko zarządzane proaktywnie. Wczesna identyfikacja, przypisanie właściciela
   i konkretnej strategii odpowiedzi zmniejsza liczbę „gaszonych pożarów”.
3. DEC „od pierwszego dnia”. Plan komunikacji i ścieżki upowszechniania/wdrożenia powinny być projektowane równolegle z planem badań i budżetem na zasadzie spójności z raportowaniem ciągłym w HE.
4. Macierz ról i WBS. To klarowny podział odpowiedzialności (RACI/ARSCI) oraz realistyczne pakiety pracy jako najlepsza profilaktyka opóźnień i „przesmyków komunikacyjnych”.

Wnioski dla Instytucji

Warsztaty pokazały, że inwestycja we wspólny trening PM² dla zespołów operacyjnych tworzy jednolity język pracy, który ułatwia podejmowanie decyzji, porządkowanie odpowiedzialności i spójne raportowanie. Szkolenia dla pracowników wzmacniają codzienną praktykę planowania, monitorowania i komunikacji w projektach. Zauważono również, że  zaangażowanie i szkolenia dla dyrekcji i kadry zarządzającej przekładać się będą na jasne ramy governance, realistyczne oczekiwania i lepsze warunki do wdrażania standardów w całej organizacji. W efekcie instytucja zyskuje większą przewidywalność i odporność projektową – od etapu inicjowania i budżetowania po egzekucję, reagowanie na zmiany i zamknięcie projektu,  a kultura „uczenia się na doświadczeniach” staje się elementem stałego doskonalenia.

Ewaluacja i co dalej?

Bezpośrednio po warsztatach przeprowadziliśmy krótką ankietę wśród uczestników. Odpowiedzi wskazują wysoką ocenę formuły oraz zapotrzebowanie na kontynuację podobnych szkoleń w regularnym cyklu Wszyscy respondenci zadeklarowali chęć udziału w kolejnych spotkaniach. Wśród najczęściej wskazywanych priorytetów pogłębienia znalazły się: zaawansowane zarządzanie ryzykiem i zmianą oraz role i struktury zespołowe (w tym precyzyjne przypisanie odpowiedzialności), dalej planowanie i monitorowanie komunikacji zgodnej z wymaganiami DEC, precyzyjne budżetowanie pakietów roboczych (z naciskiem na KPI/SMART) oraz standaryzacja WBS i ról RACI w realiach instytucji PAN. Oceny warsztatów były wysokie, zarówno pod względem organizacji, sposobu prowadzenia, jak i wartości merytorycznej, a w komentarzach powracała prośba o kolejne, pogłębione moduły i krótsze, tematyczne sesje praktyczne (np. ryzyko/zmiana, DEC, planowanie prac), które pozwolą przenieść dobre praktyki bezpośrednio do bieżących projektów.

Wydarzenie wpisuje się w działania Biura PolSCA na rzecz sieci Horizon Europe Navigators, zainicjowanej w 2021 r. w PAN, której celem jest wzmacnianie kompetencji i wymiana dobrych praktyk w zakresie Horyzontu Europa pośród menedżerów i administratorów badań naukowych w Instytutach PAN. W dwudniowym szkoleniu udział wzięło ponad 20 uczestników, z których zdecydowaną większość stanowili właśnie członkowie sieci Nawigatorów.

Dziękujemy wszystkim uczestnikom za aktywny udział, trafne pytania i dzielenie się doświadczeniami. Jako Zespół Biura PolSCA PAN w Brukseli, wierzymy, że taka praca warsztatowa przełoży narzędzia takie jak PM² na realne procedury projektowe jakimi na co dzień posługują się zespoły Instytutów PAN.

Po zakończeniu szkolenia odbyło się krótkie spotkanie networkingowe z przedstawicielami nowo powołanego Polish Association of Research Managers and Administrators (PolARMA).

Pobierz podsumowanie